Las actas  son documentos que narran lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, jurídico e histórico desde el momento de su creación.

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Según el código de comercio Las actas son un texto por medio del cual se formalizan las decisiones de máximos órganos sociales u órganos colegiados; (Junta de Socios, Asamblea General, Junta Directiva etc.) y estas dan prueba de todos hechos acaecidos en la reunión y además se deja constancia de todas las decisiones adoptadas en la misma.

 

 

 CARACTERISTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN 

 

• Llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario.

• Expresar lo tratado en una reunión o situación específica, sin describir detalles intrascendentes.

• Redacción en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse en tiempo presente. 

• Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas. 

• La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

• Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos.

• Se indica el nombre de la persona que presenta una moción y no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. 

 

 

 APLICACIÓN 

 

Las actas se aplican como documento de registro de todo lo acontecido y acordado en una reunión o situación específica, de un cuerpo colegiado o entes administrativos

 

 

 CLASES DE SESIONES 

 

Las sesiones son de dos clases: ordinarias y extraordinarias.

 

• Las sesiones ordinarias. Fechas acordadas por los integrantes de la entidad.

• Las sesiones extraordinarias: cuando se lleva en casos urgentes o especiales, y son convocadas en cualquier día por iniciativa del presidente, director, secretario general, o a petición de los integrantes de la institución que conforman.

• Quórum: es el número mínimo requerido de asistentes para que pueda realizarse la sesión. Generalmente es la mitad más uno.

 

 

 CLASES DE ACTAS 

 

Existen varias clases de actas entre las cuales se destacan:

 

• Acta de comités: son documentos redactados por un grupo de personas en el cual se tienen establecidas competencias específicas.

 

• Acta de concejo municipal:  documento por el cual se da constancia de los contenidos, temas, decisiones tomadas por los cuerpos colegiados, con ocasión de la gestión administrativa, planeación del desarrollo de programas y proyectos, seguimiento y evaluación de los mismos, como control político de las actuaciones de la administración municipal.

 

• Acta de junta directiva: documento eminentemente probatorio de las decisiones tomadas en las reuniones ordinarias, y extraordinarias, realizadas por los directivos, es una constancia de lo acaecido en la reunión.  Deben ir firmadas por el secretario y el presidente de la reunión o en su defecto por el revisor fiscal de la sociedad.

 

• Acta de asamblea: documento probatorio del órgano supremo de toda organización, donde se establecen parámetros y se toman decisiones con respecto a recursos físicos, presupuestos, elecciones de junta directiva, elecciones de gerentes, revisores fiscales y demás miembros directivos. Se exponen los proyectos a desarrollar, y se da constancia de todo lo sucedido en la reunión.

 

• Acta de reuniones administrativas: documento queda constancia de la reunión convocada por los administrativos con el propósito de lograr un objetico común a través de la interacción verbal, de manera organizada planificada con un tiempo de duración y fecha planeado.

 

• Acta de eliminación de documentos: documento por el cual se deja constancia del proceso realizado para la eliminación de documentos que según la normatividad ya han cumplido con su ciclo normal de vigencia y utilización en la empresa, en esta acta se debe dejar constancia del tipo de material que se eliminó, la medida, la técnica utilizada para la eliminación y el cumplimiento con los principios básicos de clasificación al momento de la eliminación.

 

 

 PARTES 

 

• TITULO

 

El título está conformado por el nombre del grupo que se reúne. Se ubica centrado a una o dos interlineas libres del margen superior.

 

Ejemplo: Reunión ordinaria consejo de administración

 

 

• DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO Y NÚMERO

 

A una o dos interlíneas libres se ubica la palabra acta en mayúsculas sostenida centrada y a continuación el numero consecutivo que le corresponda.

 

Ejemplo:   ACTA 001

 

 

• ENCABEZAMIENTO

 

El encabezamiento está conformado por la palabras fecha, hora, lugar, asistentes, ausentes e invitados, cada una de ellas en mayúscula sostenida.  Los datos del encabezamiento van alineados después de dos espacios siguientes a los dos puntos de la palabra asistentes, en mayúscula sostenida.

 

 

• LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE LA REUNIÓN

 

Contra el margen izquierdo, a dos o tres interlíneas libres de la denominación del documento, se escribe la palabra fecha, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:).  Al frente se anota la ciudad o municipio donde se ha realizado la reunión y la fecha véase el numeral.

 

Ejemplo:                    FECHA: Bogotá D.C., 15 de mayo de 2009

 

 

• HORA

 

Contra el margen izquierdo, a una interlínea libre de la fecha se escribe la palabra hora, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe la hora de inicio y de finalización de la reunión.

 

Ejemplo:        De las 09:00 horas a las 16:00 horas

 

 

• LUGAR

 

Contra el margen izquierdo, a una interlínea libre de la hora se escribe la palabra lugar, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:).  Al frente se escribe el sitio de la reunión.

 

EJEMPLO    Hotel el Barón, salón Diamante

 

 

• ASISTENTES

 

Contra el margen izquierdo, a una interlínea libre del lugar se escribe la palabra asistentes, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:).  Al frente, se escribe el título o vocativo seguido de los nombres y apellidos completos con mayúscula inicial, a interlineación sencilla.  El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión.  En caso de igual jerarquía, los nombres se presentan en orden alfabético por apellidos.

 

EJEMPLO 1 ASISTENTES:   Presidente, Eduardo Casas Burgos

                                               Vicepresidenta, María Teresa Peña Beltrán

 

En reuniones o comités, integrados por personas de igual jerarquía y pertenecientes a diferentes organizaciones, se recomienda seguir el orden alfabético por entidades.

 

 

EJEMPLO 2 ASISTENTES:   ANDES LTDA, Óscar Javier Solano

                                               Internacional S.A, Jesús Alberto Alcázar Jiménez

                                               Mundial de vestidos S.A, Rocío Betancourt Ruiz

 

En comités internos, en los que el cargo en la entidad cuenta para la reunión, el orden alfabético se aplica por dependencias.  Si hay varias personas de una misma dependencia se escriben en orden jerárquico.

         

                                                                              

EJEMPLO 3 ASISTENTES: Jefe de División Administrativa, Carlos Amaya Gamarra

 

Cuando sea extensa la información correspondiente a los asistentes, esta última se ubicará en el renglón siguiente alineada.  Cuando varias personas tienen una misma denominación de cargo dentro de la reunión, se podrán enunciar con un subtítulo común a interlineado sencillo.

 

 

EJEMPLO 4 ASISTENTES: presidente Sala, Luis Felipe Avendaño García

 

                                              Consejeros principales:

                                              Ernesto Álzate García

                                              Adela Martínez de Plata

 

                                             Consejeros suplentes:

                                             Martha Bermúdez Martínez

                                             Oscar Cardona Vega

 

 

• REPRESENTACIONES

 

En la lista de asistentes es necesario aclarar cuando una persona lleva la representación de otra:

 

• En caso de reuniones de sociedades que registran sus actas en la entidad competente, se indica el número de derechos propios o ajenos representados y tratándose de sociedades por acciones, el número de acciones suscritas, para efectos de verificación de quórum legal o estatuario.

 

• En reuniones o comités organizacionales internos, se aclara cuándo una persona asiste por derecho propio  que además lleva la representación de otra.  Dicha persona se anota dos veces:  Como asistente y como representante

 

• En caso de sociedades mercantiles, es necesario tener en cuenta que si los socios concurren a través de apoderado, debe escribirse el nombre de este, y si el socio o accionista es una persona jurídica o un incapaz, se indica en qué calidad actúa su representante.  Para más información véase la circular D-001/91 de la superintendencia de sociedades.

 

 

 

 

EJEMPLO 1  ASISTENTES: Secretario, Mario Restrepo

                                               Mario Restrepo en representación de Alberto Gonzáles, vocal

 

 

EJEMPLO 2.  ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas)

 

 

• INVITADOS

 

A continuación de la lista de asistentes, a una interlínea libre del último nombre se escribe la palabra invitados, si los hay, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y contra el margen izquierdo.  Los nombres y apellidos completos se escriben con mayúscula inicial, a interlineación sencilla y después del tratamiento.

 

EJEMPLO INVITADOS: Observadora, María Jimena Sánchez López 

                                        Asistente administrativa, Josefina Vélez Mejía

 

 

• AUSENTES

 

Contra el margen izquierdo, con mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:) se escribe la palabra ausentes, si los hay, a una interlínea libre del último nombre.  Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.

 

EJEMPLO     AUSENTES: Secretario, Pedro Noriega Rodríguez,  (con excusa)

                                         Delegado, Javier Suárez Quintero, (sin excusa

 

 

• ORDEN DEL DÍA

 

Contra el margen izquierdo, a dos interlineas libres del ultimo nombre y con mayúscula sostenida se escribe la frase orden del día, seguida de dos puntos (:). A una interlinea libre y contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos, todos a interlineado sencillo.

 

 

• DESARROLLO

 

• Contra el margen izquierdo, a una o dos interlineas libres del último tema y con mayúsculas sostenida se escribe la palabra desarrollo, seguida de dos puntos (:). A dos interlineas libres y contra el margen izquierdo, se inicia el primer tema identificándolo con número arábigo.

 

• A una interlinea libre del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a interlineación sencilla entre renglones y doble entre párrafos. Para escribir el numeral y tema siguiente se dejan dos interlineas libres, separando los párrafos de cada numeral con una interlinea libre.

 

• La primera actividad debe ser la verificación del quórum, teniendo en cuenta las disposiciones internas de la organización.

 

• La segunda actividad debe ser la lectura, discusión y aprobación del acta anterior, donde se indica si fue aprobada hay se anotan las modificaciones que se presenten.

 

• De acuerdo con el orden del día planteado y aprobado de la reunión, se registran los temas tratados, haciendo énfasis en las decisiones aprobadas.

 

 

• COMPROMISOS

 

Se recomienda implementar el uso de un instrumento de recordación de actividades, tareas o compromisos asumidos en la reunión, especificando número de acta, actividades, compromisos o tareas, responsable (s), fecha límite de la realización y observaciones.

 

 

• CONVOCATORIA

 

Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra convocatoria en mayúscula sostenida, a tres interlineas libres del último renglón del texto contra el margen izquierdo y con mayúsculas sostenida seguida de dos puntos (:). A continuación, se escribe el lugar, la dirección, la fecha y la hora de la próxima reunión. En caso de cambio de sede, se indica el lugar.

 

 

• FIRMAS, NOMBRES Y CARGOS

 

• El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, de cuatro a cinco interlineas libres a partir de la última línea del acta. El cargo se escribe a interlineación sencilla del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.

 

• Los nombres y los cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que el mayor jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que le sigue, y en el mismo renglón hacia la derecha.

 

Ejemplo:        CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizara en la oficina de Barranquilla, Carrera 54 74- 68, salón Diamante, el 17 de abril de 2010, a partir de las 09:00 horas

 

 

• LÍNEAS ESPECIALES

 

Se recomienda escribirlas a dos interlineas libre de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra menos al utilizado en el texto.

El bloque de anexos copias se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado. El bloque correspondiente a redactor y transcriptor se deja a una interlinea libre del anterior y también alineado.

 

 

• PAGINAS SUBSIGUIENTES

 

El encabezado y el número de página correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda página. Se recomienda ubicarlos en la parte superior izquierda, a cero o una interlinea libre  de la zona 1, debidamente justificados y para continuar con el texto se dejan una o dos interlineas libres.