Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

 CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN 

Las comunicaciones tienen como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta:

1. Tratar un solo tema por comunicación;

2. Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;

3. Usar tratamiento respetuoso y cortés;

4. Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural;

5. Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo;

6. Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización. Existen dos formatos (carta u oficio), y

7. Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

 UTILIZACIÓN DE LA COMUNICACIÓN OFICIAL 

De acuerdo con sus objetivos, las comunicaciones oficiales tienen los siguientes usos:

• Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes

• Regular o aclarar una situación

• Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto

• Dar respuesta a una comunicación recibida

• Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente

• Solicitar o corregir una situación

• Confirmar eventos ocurridos o pendientes

• Solicitar o remitir información, documentos u objetos

• Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias

• Felicitar, invitar o convocar

• Hacer llamados de atención, entre otros.

 CLASES DE COMUNICACIONES OFICIALES 

Independientemente del estilo y según su contenido, existen varias clases, entre las cuales se destacan:

• Organizacionales: son las comunicaciones internas que se realizan en la entidad. Ejemplo:  Memorando, circular.

• Oficiales: Se producen en las oficinas públicas y organizaciones del Estado, y

• Personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un lenguaje informal.

 PARTES DE LA COMUNICACIÓN OFICIAL 

• Número consecutivo

• Datación (lugar de origen y fecha de elaboración

• Tratamiento 

• Nombre del destinatario

• Cargo

• Organización

• Dirección

• Ciudad

• Asunto

• Saludo 

• Texto 

• Despedida 

• Remitente y firmas responsables

• Líneas especiales 

 SALUDO 

Es la frase de cortesía con el cual se inicia la comunicación. Se recomienda escribirse a una o dos interlineas libres después del asunto, se deben utilizar los siguientes saludos:

• Cordial Saludo

Nota: a la hora de comunicarse no se dirija con confianza por más que la haya.

 TEXTO 

Es el contenido del mensaje, en las comunicaciones organizacionales. Para realizar el texto de una comunicación debemos tener en cuenta lo siguiente:

• Mínimo dos párrafos máximo tres

• Importante redactar el texto de forma clara, breve, directa, sencilla y cortés.

• Escribir el texto teniendo en cuenta las reglas básicas de ortografía (tildes, mayúsculas, signos, puntuación, entre otras).

Ejemplo:

La entidad SENA (Comercio) lo invita al evento que se llevara a cabo el día 8 de marzo de 2016 en conmemoración al día de la mujer. El lugar destinado para el evento está ubicado en la calle 5ª Avenida la toma Neiva.

La actividad iniciara de 9:00 horas a las 16:00 horas,  se recomienda portal el carnet de identificación.

 PALABRAS A LA HORA DE INICIAR UN TEXTO 

• Me dirijo a usted…

• Solicito a usted…

• Con motivo de la próxima inauguración…

• Queremos hacerle llegar esta invitación…

• En cumplimiento de este articulo…

• Les informo que…

 DESPEDIDA 

Palabra o frase de cortesía con la cual se finaliza una comunicación. Se debe escribir a dos interlineas libres del texto, Existen despedidas breves seguidas en (,).

Ejemplos:

• Atentamente

• Cordialmente

 USO DE MAYÚSCULAS Y MÍNISCULAS 

Los nombres propios de personas, lugares, organizaciones, nombres de cargos y dependencias se escriben con mayúscula inicial.

En español se escribe con minúscula los días los meses, puntos cardinales y las estaciones del año, excepto después de punto y al comienzo de párrafo.

Se deben tildar todas las vocales escritas en mayúsculas sostenidas, cuando así lo requieran.

 ESCRITURA DE FECHAS, HORA Y NÚMEROS 

Años: los números de cuatro cifras que representan años no se separan con espacios ni con punto.

Ejemplo: Año 2009

Fechas completas: cuando se escribe la fecha completa dentro de un texto se representa en orden de día, mes, y año. Los nueve primeros días de cada mes se escriben sin cero.

Ejemplo: 1 de enero de 2016

Hora: está basada en el sistema internacional de las 24 horas, luego de la cifra se escribe la palabra horas.

Ejemplo: la conmemoración al día de la mujer será a las 08:30 horas.

 CANTIDADES, CIFRAS Y OTRAS EXPRESIONES NUMÉRICAS 

Las cantidades dentro de un texto se escriben en letras y del 10 en adelante, en cifras.

Ejemplo: enviamos dos folletos con total de nueve hojas cada uno.

Cantidades en letras: Cuando sea necesario expresar cantidades en letras se tiene en cuenta que desde el dieciséis al veintinueve se escribe una sola palabra y del treinta y uno en adelante se escriben entres palabras.

Ejemplo: veintiocho – treinta y dos.

Cifras que representan dinero: las unidades de mil se separan con puntos. Las decimales se separan con coma. Se recomienda tener presente la NTC 1000 para la escritura de números.

No es necesario escribir la palabra pesos, no se deja espacio entre el signo pesos y los números.

• Ejemplo: 760.400,00

• En caso de documentos jurídicos las cifras se escriben en números y letras.

• Ejemplo: $35.000.000,00 (treinta y cinco millones)

Cifras en documentos legales: Siempre se debe escribirse los números en letras y en cifras. La cifra se debe expresar, primero en número y luego en letra que se escriben entre paréntesis; lo cual debe conservarse a través de todo el documento.

Ejemplo: $1.500.000 (un millón quinientos)

Números telefónicos: Al escribirlos se separan por grupos y con espacios, el indicativo debe ir en paréntesis.

Ejemplo: (57) 877 43 08 - 312 234 34 23

Documentos de identificación: Los series de documentos de identificación se escriben separando las cifras en grupo.

Ejemplo:

• C.C. 36.684.491

• C.E  22.304.544

• RUT 32.401.285-1

• NIT 850.210.636-1

• Kl  450500 expedido en Bogotá D.C

Grados, porcentaje y proporciones: siempre se utilizan las cifras, aunque sean menores de 10.

Ejemplo:

• Para grados: 5°

• Para porcentaje: 8%

• Para escala: 1:100

Unidades de medida: al escribir un valor numérico con el símbolo de una medida, estos se separan por un espacio en blanco, después de un símbolo no debe escribir signo de puntuación, salvo por regla ortográfica; en cuyo caso se deja un espacio que separa al símbolo del signo de puntuación.

Ejemplo: 1 m, 1 g, 1 cm.

 PLEGADO DE LOS DOCUMENTOS 

• Se recomienda no doblar los documentos para evitar que con el tiempo se borre parte del texto, en caso de utilizar sobres, se recomienda tener en cuenta que el doblez es diferente, según se trate de guardar el documento en sobre rectangular, sobre con ventanilla, sobre tamaños carta u oficio.

• Para sobre rectangular: se lleva en borde inferior de la  se hoja hasta apropiadamente tres o cuatro centímetros arriba de la mitad de papel, se efectúa el primer doblez y se trae el borde superior de la hoja hacia abajo que hacer el ultimo doblez. Se inserta el documento en el sobre, que al extraerlo quede en posición de lectura.

• ​Para sobre con ventanilla: se hace de acuerdo con las dimensiones del sobre que emplee cada organización, teniendo cuidado de que se pueda leer la datación.

• Documentos con más de dos folios: Cuando el documento consta de más de dos folios, se recomienda no utilizar sobre rectangular. Lo más conveniente es utilizar el sobre de manila, carta u oficio, dependiendo del tamaño y cantidad de los folios de los documentos que se van a enviar.

 ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN 

Cada organización es responsable por la adecuada presentación, almacenamiento y conservación de los documentos y la información que genera y para ello debe incluir en sus programas de gestión de documentos e instructivos internos, las pautas que aseguren la proyección de la imagen corporativa y la integridad de la información desde el momento de su producción.

- NTC 4436, Papel para documentos de archivo, requisitos para la permanencia y durabilidad.

En lo que se refiere al papel, se recomienda utilizar con gramaje entre 75 gramos y 90 gramos (g/m1), libre de acidez para evitar que con el tiempo tome color amarillento. Se recomienda especialmente, que las actas, informes y documentos históricos, se impriman sobre este tipo de papel y que su almacenamiento sea en carpetas y cajas cuyo material no presente acidez que afecte la conservación de los textos.

-NTC 2676 aplicable a soportes digitales según “características dimensionales, físicas y magnéticas”. Se recomienda seguir las instrucciones por las fabricantes de todo tipo de soportes electrónicos y digitales, cuidando que la recuperación, copiado y reproducción estén libres, de virus informáticos y que la producción de backups se adapten correctamente.

TINTAS

Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte.

Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos.

La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backups, serán adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de la información.

Se recomienda no utilizar estilógrafos de tinta mojada y menos de color, ya que esta puede traspasar al otro lado del papel o presentar acidez que lo rompe con el tiempo. Se recomienda firmar los documentos con tinta seca negra de excelente calidad, no soluble a la humedad o al agua.

 MEDIOS DE DIFUSIÓN 

Vía fax: Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración.

Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.