Todos los documentos que se presenten pueden imprimirse por ambas caras de la hoja.

 ZONAS 

Espacios predeterminados para ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.

Zona 1: La integran el membrete y complementarios (Nit). Medidas de 14 cm horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.

Zona 2: Espacio destinado para la razón social y demás datos de la entidad como: dirección, correo electrónico, sitio web, fax, teléfono, entre otros. Se encuentra ubicado en la parte inferior de la hoja, con medida de 2 cm.

Zona 3: Espacio derecho destinado para los datos de radiación del documento (Numero consecutivo, fecha, hora de recibido y firma de funcionario). Es complementaria de la zona 1.

 MÁRGENES 

Es el espacio que hay entre el borde de la hoja y el inicio del texto. Se recomiendan las siguientes márgenes.

Superior: 3 cm y 4 cm

Izquierda: 2,5 cm

Inferior: 2 cm

Derecha: 2,5 cm

Recomendación: En comunicaciones extensas como los informes, se pueden utilizar las márgenes por los cuatro lados de 2,5 cm según la norma APA.

 ESTILOS 

Distribución de las diferentes líneas  que conforman la comunicación. Se tienen tres estilos como alternativas:

• Bloque extremo: Es uno de los más utilizados en la comunicación organizacional, es necesario que el contenido transmita la idea en forma: clara, precisa, coherente, concisa, y ordenada para cumplir con los objetivos de informar y persuadir.  Todas sus lineas parten del margen izquierdo.

• Bloque: Consiste en que las líneas del número consecutivo, la fecha, la firma y el cargo del remitente se ubican partiendo del centro del texto hacia el margen derecho.  

• Semibloque: Este estilo se asemeja al estilo bloque. La única diferencia es que los párrafos llevan sangría de 5 a 10 espacios que dependen de la elección del remitente.

 FUENTE 

Tamaño de los caracteres utilizados en la edición de un documento. Se recomienda que toda comunicación se escriba en una fuente clara, agradable a la vista del lector. La fuente debería ser homogénea, con el fin de no presentar inconvenientes para su lectura, impresión, digitalización y microfilmación.

Los tamaños están entre los 10 y 12, utilizados en los procesadores de texto, y se recomienda el tipo de letra Arial o Times New Roman.

 CARACTERÍSTICAS INTERNAS Y EXTERNAS DE LOS DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES 

• Número consecutivo: Identificación única de cada documento.

Características

Si es anula el número se debe informar por escrito. Se debe iniciar en 1 y se termina cuando la vigencia del año vence es decir en diciembre. (debe coincidir con la fecha y hora).

• Datación: Lugar de origen, fecha de elaboración.

• Tratamiento: Es la forma de respeto con la cual nos vamos a dirigir a una persona.

• Nombre del destinatario: Se escribe con mayúscula inicial con los dos apellidos, agregar información como correo, teléfono, dirección completa y ciudad

• Cargo: Es la función que realiza la persona en la organización. Se escribe con mayúscula inicial (es la función que realiza la persona).

• Asunto: Se escribe la palabra asunto, con mayúscula inicial seguida de dos puntos. Se recomienda escribirla a dos interlíneas libres, a partir del último dato del destinatario.  Constituye la síntesis del tema del documento. 

• Cuerpo o texto: Se tiene que redactar en forma clara y concisa.

• Datos del remitente: Se escribe en mayúscula inicial; de preferencia se escriben los dos apellidos. 

• Líneas especiales: Si se requieren las líneas especiales, se recomienda escribirlas a dos interlíneas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado en el texto.

El bloque de anexos y copias se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado.  El bloque correspondiente a redactor y transcriptor se deja a una interlínea libre del anterior y también alineado.

• Anexos

Se detallan en el texto y al final de la comunicación, a dos interlíneas libres del remitente.  La palabra anexo, o anexos, según el caso, se escribe con mayúscula inicial, seguida de dos puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el número de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma (,).

Ejemplos:

Ejemplo 1: Anexo:  uno (comunicación oficial, acta)

Ejemplo 2: Anexos:  dos ( ocho folios y un CD-ROM)

Ejemplo 3: Anexos:  tres (10 folios, un cheque y un folleto).

Ejemplo 4: Anexos: ocho (cuatro en 22 folios, un disco compacto, un disquete, una bolsa con afiche y un video didáctico).

Ejemplo 5: Anexos: cuatro ( una invitación en un folio, dos actas en 10 folios y un informe en 10 folios).

• Copia

La palabra copia se escribe con mayúscula inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). Se ubica a dos interlíneas libres del cargo del firmante o a interlineado sencillo de anexos, si los hay, contra el margen izquierdo. A un espacio se relacionan los destinatarios alineados así:  tratamiento de cortesía o título, cargo y organización.  Si se dirige a un funcionario de la misma entidad, se omite el nombre de la organización. Todo ello sin abreviar.

Ejemplo 1: En línea separada:

Copia:  Señor Julio Montoya, Gerente AMS

              Señor Carlos Salazar Gómez, Gerente Nacional, Textiles  S.A

              Doctor Bernardo Murcia Vélez, Jefe de Aseguramiento de la Calidad, COPAV

Ejemplo 2:  Para dependencias:

Copia:  Gerencia

               Gestión Humana

                          Dirección Financiera

Ejemplo 3:  Para códigos de las dependencias:

Copia: 1010

                        1030

                        100

Ejemplo 4:  En línea seguida:

Copia:  Señores Juan Díaz Pérez, Director Técnico; Jairo Ruiz Cano, Director de Talento Humano; César Arenas, Jefe de producción.

• Identificación del transcriptor, redactor y otros participantes en la elaboración de las comunicaciones

A dos interlíneas libres del remitente o a una interlínea libre de anexos y copias se escribe el nombre y el apellido de las personas que participaron en la redacción, transcripción y demás actividades relacionadas con la elaboración de la comunicación, todo debidamente alineados.  Cuando sea necesario se debe aclarar el papel desempeñado por cada uno de los participantes.

Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o demás actividades, no se requiere su identificación.

Ejemplo    Redactor:  Juan Carlos López Mendieta

                  Transcriptor:  Angélica María Duque Duque

• Número de copias

El número de copias de las comunicaciones internas o externas obedece a los lineamientos y políticas establecidos en la organización, con base en las necesidades y bajo los principios de economía, eficiencia y eficacia establecidos por ésta.

 RECOMENDACIÓN 

Es importante que las comunicaciones no presenten errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.