ACUERDO 060

(30 DE OCTUBRE DE 2001)

POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS

 ARTÍCULO PRIMERO 

Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.

ARTÍCULO SEGUNDO

• Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión.

• Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

• Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanecen en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

• Documento original: Es la fuente primaria de la información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

• Documento público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Por ejemplo: Acta de Matrimonio, Acta de Nacimiento o Sentencia Definitiva.

• Radicaciones de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por el medio del cual, las entidades asignan un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envió, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos, se empieza a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

• Registro de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en su sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:

• Serie documental: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados en un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

• Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una entidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asignan el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.

 ARTÍCULO TERCERO: UNIDADES DE CORRESPONDENCIA 

Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestiones de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevaran en los archivos de gestión, centrales e históricos.

 ARTÍCULO CUARTO: FIRMAS RESPONSABLES 

Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velaran por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan lo establecido.

 ARTÍCULO QUINTO: PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES 

Los procedimientos de la radicación de comunicaciones oficiales, velaran por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos, cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregara de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciara la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados.

Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del jefe de la unidad de correspondencia.

 ARTÍCULO SEXTO: NUMERACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS 

La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargaran de llevar los controles, atender las consultas y reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.

Si se presentan errores en la numeración, se dejara constancia por escrito, con la firma del jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos.

 ARTÍCULO SÉPTIMO: COMUNICACIONES INTERNAS 

Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean estos, manuales o automatizados.

 ARTÍCULO OCTAVO: CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES 

Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.

 ARTÍCULO NOVENO: CONSERVACIÓN DOCUMENTAL 

Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción.

Así, se requieren adoptar las normas relativas y la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTTC 2676 aplicable a los soportes digitales. “Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”.

 ARTÍCULO DECIMO: COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS 

Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo.

Cuando una comunicación no este firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considera anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinara las acciones a seguir.

 ARTÍCULO DECIMO PRIMERO: COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS 

Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental.

En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales.

 ARTÍCULO DECIMO SEGUNDO: COMUNICACIONES OFICIALES VIA FAX 

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración.

Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.

 ARTÍCULO DECIMO TERCERO: IMAGEN CORPORATIVA 

Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto.

La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número del conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la página web y la dirección del correo electrónico de la entidad.

 ARTÍCULO DECIMO CUARTO: HORARIOS DE ATENCIÓN AL PÚBLICO 

Todas las unidades de correspondencia, informarán el horario de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.