CERTIFICADO 

Es un documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la seguridad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y requiere registro notarial).

 CONSTANCIA 

La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal. Según el hecho o el acto.

 CLASIFICACIÓN DE ACUERDO CON EL HECHO O ACTO QUE SE PRUEBA PUEDEN SER 

• Tiempo de servicio

• Experiencia

• Salarios

• Clase de trabajo

• Jornada laboral

• Comportamiento.

• Calificaciones

• Diploma obtenido

• Asistencia eventos

• Documento identidad

• Paz y salvos

• Exámenes médicos

Constancia

Es de carácter probatorio,  se expide y se acredita durante el proceso.  Quien firma el documento es quien ve o consta que sea cierto lo dicho.

Certificado

Es de carácter probatorio, se expide y se acredita después de terminar el proceso.  Quien firma el documento,  debe tener registro del proceso.

 CARACTERISTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN 

La constancia y la certificación tienen como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter personal. Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa

• Usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortes

• Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo

• Utilizar los formatos establecidos en cada organización

• Distribuir el texto de acuerdo con su extensión

• Suministrar la información en forma personalizada y expedir siempre en original

PARTES

• Número Consecutivo: Es opcional; se escribe entre cero y una interlinea libre del margen superior para los tres casos. Por ejemplo las entidades educativas están obligadas a numerar los certificados y las constancias en forma secuencial.

• Datación: Puede ir al comienzo del documento, después del código o al final del texto. En cualquier caso, se escribe a dos interlineas libres del texto que lo precede.

Cuando la fecha se ubica al comienzo

Ejemplo 1: Neiva, 24 de febrero de 2016

Cuando la fecha se ubica al final

Ejemplo 2: Dada en Neiva, a los 4 (cuatro) días del mes de Marzo de 2016 (dos mil dieciséis)

• Cargo: El cargo de la persona responsable, se escribe en mayúscula inicial, centrado, procedido de los artículos o El o La, también en mayúscula inicial, a una distancia entre cuatro interlineas libres de la fecha y lugar de elaboración (dependiendo de la extensión del texto).

Ejemplo:                  

La Gerente del Departamento de Desarrollo Humano

• Identificación del documento: Las expresiones CERTIFICAN o HACE CONSTAR, según sea el caso, se escriben seguidas de dos puntos (:). Se ubican a cuatro  interlineas libres del cargo, centradas y en mayúscula inicial. (Puede usarse negrilla para resaltar)

Ejemplo:

El Director de Personal

HACE CONSTAR:

• Texto: Cada párrafo del texto inicia con la conjunción “Que”, escrita en mayúscula inicial, a dos interlineas libres de la identificación que puede ser:

• Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayúscula inicial, y el número del documento de identidad.

• Razón social de una empresa, en mayúscula inicial, y NIT.

• En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación o la constancia y de preferencia se incluye el destinatario.

• Los párrafos se separan entre sí, por una o dos interlineas, según la extensión del texto.

• Remitente y firmas responsables: 

Acuerdo (060 de 2001)

Artículo cuarto: (firmas responsables)

«Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.»

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 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS EXPEDIDOS POR CENTRO EDUCATIVOS 

En centros educativos la responsabilidad la tienen dos personas, el director del establecimiento y el secretario. Los dos cargos se escriben de tres a cuatro interlíneas de la fecha, centrados, en mayúscula sostenida y precedidos por los artículos EL o LA, según corresponda.

• La rectoría y el secretario general del colegio santa teresita

• Las anotaciones jurídicas para clarificar el funcionamiento de la institución, tales como registro en el DANE, leyes, decretos, resoluciones u otros, se escriben contra el margen izquierdo, de tres a cuatro renglones de los cargos y con interlineación sencilla.

• Las expresiones CERTIFICAN o HACEN CONSTAR, seguidas de dos puntos (:) se escriben centradas, en mayúscula sostenida y de tres a cuatro interlíneas de las anotaciones jurídicas.

• De tres a cuatro interlíneas de la identificación anterior, se inicia el texto con las mismas características de esta norma.

• Los nombres de las personas responsables se escriben de cuatro a seis interlíneas del último renglón del texto; el de mayor jerarquía contra el margen izquierdo y el de menor jerarquía, en la misma línea, contra el margen derecho.

 ASPECTOS GENERALES 

• Papelería especial

Los títulos conferidos por universidades y colegios así como  Los certificados de asistencia a congresos se elaboran en papel cartulina especial diseñada para tal efecto. (También se puede expedir en papel bond).

• Registro de diplomas en entidades educativas

El ministerio de Educación Nacional autorizo a las universidades y colegios para registrar directamente en sus instituciones, los títulos académicos que lo confieren.

(Decreto 636 del 3 de abril de 1996)