GESTIÓN

DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

 

 

 ¿QUÉ ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL? 

 

La gestión documental es un conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

 

La gestión documental abarca el ciclo de la vida completo de los documentos, es decir, el tratamiento secuencial y coherente que se da a los documentos desde que se producen o reciben en las distintas unidades hasta el momento en que son eliminados o conservados, en función de su valor testimonial o histórico.

 

Es necesaria la organización, recuperación y difusión de documentos de manera eficiente. Sin gestión documental no hay buena gestión de información ni gestión del conocimiento. Por ende debe aprovecharse el uso de las tecnologías de información comunicación como herramienta indispensable para la eficiencia en la gestión documental.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 LA GESTION DOCUMENTAL EN PAPEL 

 

El modelo tradicional de gestión basado en el papel genera:

 

• Problemas de localización de los documentos

• Dificultad de búsqueda

• Recuperación lenta

• Elevado número de copias incensarías

• Excesivo tiempo de tratamiento manual

• Elevado costo de recuperación de los documentos

• Perdida de documentos

• Inexistencia de directrices documentales, procesos sin normalizar

• En definitiva, una baja productividad con unos costos para la empresa muy elevados

 

Con los adelantos de la tecnología la aparición de las computadoras y con ellas los documentos electrónicos desde mediados del siglo pasado. La sociedad en general se ha visto avocada a tratar con un soporte documental, desmaterializado puesto que, aunque en los circuitos y en las memorias internas se encuentren escritos los documentos estos no pueden ser localizados y leídos sino atreves de las maquinas que los crearon.

 

Esta nueva realidad virtual y la necesidad de seguir teniendo el documento como soporte de todas las transacciones habidas y por haber que realicen las entidades naturales y jurídicas han planeado la exigencia de encontrar un tratamiento al documento electrónico y al mismo tiempo aparece la necesidad de crear un sistema de gestión electrónica de documentos (SGED).

 

La tecnología está resolviendo mediante dispositivos de hardware y software lo relativo a la conversación de documentos en papel a imágenes digitalizadas y a la creación de documentos electrónicos que jamás estarán escritos en papel.

 

Pero no se trata únicamente de hacer conversiones del medio análogo al digital, si no de poner los documentos al servicio de las entidades que los producen y reciben. El SGED

nos debe ayudar a manejar tanto el documento en papel como lo hemos venido haciendo y el nuevo documento electrónico.

 

Detrás de esta parte tecnológica debe crearse la estructura que permita la organización, clasificación, descripción y en general los procesos que se han llevado a cabo por muchos años con el documento en papel y es esta la estructura que manejamos en nuestra profesión. Se siguen necesitando las TDR, las TVD, los sistemas de inventarios y otros derivados, adaptados a las nuevas.

 

 

VENTAJAS DE LA IMPLEMENTACION DE UN SGED

 

Disminución de costos administrativos:

 

• Drástico recorte del espacio de almacenamiento y reaprovechamiento del mismo, los originales en papel pueden enviarse a un espacio más barato o una bodega de custodia. Un CD-ROM puede almacenar 120.000 páginas de listados o 225.000 paginas escaneadas.

• Eliminación de los documentos duplicados al estar accesibles en cualquier momento desde cualquier puesto.

• Drástica reducción en material de archivo al suprimirse los listados en papel y las copias.

• Disminución de la pérdida de la oportunidad:

• Mayor control de la seguridad; el acceso a los documentos puede restringirse a determinados usuarios definiendo niveles de confiablidad que llegan a partes de un documento.

• No existen documentos extraviados o perdidos.

• Mejora la calidad del servicio ofrecido; los clientes son respondidos “in situ” en sus demandas de documentos pudiendo recibir copia de los mismos en el acto.

• Aumento de la productividad.

• Rendimiento en la consulta, con multiplicidad de criterios de recuperación.

• Mejora de la gestión; la respuesta del sistema es más ágil y eficaz permitiendo una ventaja competitiva a la empresa.

 

 

Reducción de costos salariales:

 

• Disminución del tiempo de localización y recuperación de los documentos al ser accesibles desde el propio puesto de trabajo.

• Diminución del tiempo en el tratamiento y gestión, el usuario no tiene que re archivar cada documento al trabajar con él en pantalla.

• Disminución del costo de distribución; el estar documentos accesibles en cualquier puesto, se eliminan los gastos de archivo.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 PROBLEMAS ASOCIADOS A LOS SISTEMAS DE GESTION ELETRONICA DE DOCUMENTOS 

 

Longitud; la vida estimada para un documento para un CD-ROM es de 30 años, a lo que habría que añadir la vida de los equipos (tanto en computadores como en periféricos) que aunque se pueda situar en 15 años, lo cierto es que el desfase que sufren deja su vida media en la empresa e aproximadamente 7 años.

 

Legalidad; pese a existir jurisprudencia sobre el particular y evolucionar el marco jurídico para o para aceptar la legalidad tanto de la documentación electrónica como de la firma electrónica (ley 594), lo cierto es que no ha sido reglamentada al nivel de la microfilmación.

 

Cambio cultural; quizás es el mayor obstáculo a vencer. El ámbito del uso del papel, incluso para las operaciones más sencillas, no se eliminó en 24 horas, si bien el contar con un sistema amigable para todos.

 

 

 METODOLOGIA PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION ELECTRONICA DE DOCUMENTOS 

 

Un objetivo siempre será el análisis detallado de gestión documental en el archivo, analizar con cautela y obtener un diagnostico integrado de la situación actual. Identificar la oportunidad de la mejoras del sistema. Las expectativas de la empresa será la identificación de los procesos para el alcance del proyecto de la documentación de la empresa, destacando:

 

• Estudio de los documentos vitales.

• Estudio de los documentos activos.

• Estudio del sistema de clasificación.

• Evaluación del sistema de ordenación.

• Estudio de recuperación de los documentos en la empresa, contemplando tiempos de recuperación y medidas de seguridad.

• Estudio de la identificación de los usuarios.

 

 

Los resultados obtenidos se concentraran en un diagnostico integrado de la situación actual:

 

• Identificar los puntos fuertes del sistema actual y de las oportunidades de mejoramiento detectadas.

• Requerimiento funcional y técnico para el sistema de gestión electrónica documental.

• Conclusiones respecto al análisis.

• La llave para una buena gestión electrónica documental es la gestión de la información y el conocimiento.

 

 

 OFICINA SIN PAPEL 

 

Actualmente la tendencia mundial es la implantación de un Sistema de Gestión Documental para el manejo automatizado de la información. El cambio de mentalidad obedece a la necesidad y a los beneficios que ofrecen una oficina automatizada, una oficina sin papel, los cuales se traducen en productividad, eficiencia y ahorro.

 

El 90% de las tareas típicas de una empresa giran alrededor de la búsqueda y distribución de documentos en papel.

 

El 60% de los empleados invierten una hora diaria o más en duplicar el trabajo de otros.

 

El 30% del tiempo de los empleados se invierte en buscar información para hacer el trabajo.

 

El documento promedio es copiado 19 veces.

 

El 50% de los documentos que archivan las empresas son copias o fotocopias de los documentos.

 

El 7,5% de los documentos archivados en papel se pierden.

 

El 3% de los documentos están mal archivados.

 

El 85% de los documentos generados nunca vuelven a utilizarse. La razón por la cual hoy en día las empresas se preocupan por conocer el impacto real del uso, consumo y abuso del papel en sus operaciones para así cambiar la vieja manera de trabajar por un sistema más eficiente. Todo el problema del flujo efectivo de la información en una empresa se reduce al manejo de los papeles. Inexorablemente, la información que se genera o que se recibe viene en formato de papel; y los problemas surgen cuando la información debe llegar a los usuarios y no llega; cuando la información existe pero el que la necesita no sabe que existe; cuando se archiva indebidamente, se traspapela o sencillamente se pierde. La diferencia entre el caos y la eficiencia viene dada por la forma en que se administran esos papeles.

 

La Oficina Sin Papel se traduce en un Sistema de Gestión Documental que incrementa la productividad porque centraliza la información y utiliza documentos electrónicos que hacen fluir la información rápidamente. Incrementa la eficiencia de los procesos de trabajo porque utiliza Flujos de Trabajo que permiten establecer métodos de ejecución precisos para cada tarea que se realiza, ahorrar tiempo y medir la productividad. Incrementa el ahorro porque reduce drásticamente los costos asociados al uso de papel y a los materiales de impresión.

 

Para Grupo Archicentro La Oficina Sin Papel es una solución integral que se compone de seis elementos:

 

• La organización de la información

• La digitalización de los documentos

• La administración de la información con el software especializado para gestión documental

• El almacenamiento de la información digital en la Nube

• El almacenamiento adecuado de los archivos en papel

• El tratamiento de los nuevos documentos

 

Sin embargo, no siempre es fácil para las empresas asumir un cambio cultural tan radical en la generación y administración de sus documentos. Por esa razón, Grupo Archicentro ha desarrollado una cartera de productos y servicios independientes unos de otros que facilitan a los clientes implantar la solución más conveniente a sus necesidades optando por uno o varios de nuestros productos y servicios

 

Una vez tomada la decisión de automatizar el flujo de la información, el ciclo que transita la documentación en La Oficina Sin Papel es el siguiente: