El mensaje electrónico es un sistema que permite intercambiar información, con uno o más usuarios de cualquier lugar del mundo, a través del internet.  Este medio se puede utilizar para enviar adjuntos comunicaciones, memorando, circulares y cualquier otro documento que sea necesario para la sustentación del contenido.

 DOCUMENTO ELECTRÓNICO 

Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

 ARCHIVO ELECTRÓNICO 

Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

 COMUNICACIONES OFICIALES POR CORREO ELECTRÓNICO 

Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.

 ASPECTOS QUE SE DEBEN CONSIDERAR PARA LA ADECUADA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS 

Es responsabilidad de las Entidades Públicas cumplir con los elementos esenciales tales como: autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación, que garanticen que los documentos electrónicos mantienen su valor de evi­dencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos.

 CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO 

• Contenido estable. El contenido del documento no cambia con el tiempo.

• Forma documental fija: a lo largo del tiempo, mantiene la forma original que tuvo durante su creación.

• Vínculo archivístico. Los documentos de archivo están vinculados entre sí.

• Equivalente Funcional. Cuando se requiera que la información conste por escrito.

 REQUISITOS PARA LA PRESUNCIÓN DE AUTENTICIDAD DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO 

• Se debe expresar desde el momento de su creación los atributos del documento de archivo.

• Definición de los procedimientos de protección para evitar la pérdida o corrupción de los documentos de archivo, los medios de almacenamiento y la tecnología.

• Desde el contexto administrativo y documental según las reglas a partir de las cuales el documento de archivo es creado.

• Formas documentales, autenticación del documento de archivo y su identificación de autoridad.

• Otra información de ayuda a la verificación de autenticidad a través de metadatos.

• Establecer procedimientos idóneos para asegurar la cadena de preservación de los documentos electrónicos de archivo a lo largo del ciclo de vida, y en el transcurso del tiempo.

 REQUISITOS PARA LA INTEGRIDAD DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO 

Los documentos deben permanecer completos y protegidos de manipulaciones o cualquier posibilidad de cambio (de versión o cambio de un formato); así mismo se debe evitar su alteración o eliminación por personas no autorizadas. En caso de requerirse un cambio a la estructura del documento electrónico, por razones plenamente justificadas y por personal debidamente autorizado, se debe dejar evidencia de dichos cambios en el sistema de gestión documental y en el documento, a través de metadatos.

 REQUISITOS PARA LA INALTERABILIDAD DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO  

Se debe garantizar que un documento electrónico generado por primera vez en su forma definitiva no sea modificado a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su producción hasta su conservación temporal o definitiva, condición que puede satisfacerse mediante la aplicación de sistemas de protección de la información, salvo las modificaciones realizadas a la estructura del documento con fines de preservación a largo plazo.

 METADATOS MÍNIMOS DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO 

De contenido:

• Tipo de recurso de información.

• Tipo documental.

• Título del documento.

• Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que proyectó el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado.

• Clasificación de acceso (nivel de acceso).

• Fecha de creación, transmisión y recepción.

• Folio (físico o electrónico).

• Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite).

• Palabras clave.

De estructura:

• Descripción.

• Formato.

• Estado.

• Proceso administrativo.

• Unidad Administrativa responsable.

• Perfil autorizado.

• Ubicación (en el sistema físico y/o lógico).

• Serie/subserie documental.

De contexto:

• Jurídico-administrativo.

• Documental.

• De procedencia.

• Procedimental.

• Tecnológico.

 USO DE MECANISMOS DE PROTECCIÓN Y AUTENTICIDAD DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO 

Los sistemas de gestión de documentos electrónicos deben permitir que los documentos sean gestionados aun cuando hayan sido creados con medidas de protección como firmas digitales, mecanismos de encripta miento, marcas digitales electrónicas y cualquier otro procedimiento informático que se creen en el futuro.

 FIRMA 

• Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación

• Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.

 TIPOS DE ARCHIVOS ESCANEADOS Y AJUSTES OPCIONALES DISPONIBLES 

Formatos de archivo

• BITMAP (*.bmp)

Un formato de imagen estándar para la mayoría de los programas de Windows.

• JPEG (*.jpg)

Un formato de imagen que ofrece un alto nivel de compresión de datos de imagen. Sin embargo, cuanto mayor sea la compresión, menor será la calidad de la imagen. (Se recomienda el formato Tiff para imágenes escaneadas que va a retocar o modificar).

• Multi-TIFF (*.tif)

Utilice este formato Tiff cuando múltiples páginas se guardan en el mismo archivo, lo que le permite editar las imágenes utilizando un programa compatible.

• PDF (*.pdf)

Un formato de documento que se puede leer tanto en Windows como en Mac OS X utilizando Adobe Reader, Acrobat u otros programas. Puede guardar documentos de múltiples páginas en un archivo PDF.

• PICT (*.pct)

Un formato de imagen estándar para la mayoría de los programas de Mac OS X.

• PRINT Image Matching II (*.jpg or *.tif)

Formatos de archivo que incluyen datos de EPSON Print Image Matching II para mejorar la calidad y disfrutar de una gama de colores más amplia (no afecta la apariencia de la imagen en la pantalla).

Como cualquier escrito, los correos electrónicos requieren elaboración y son complicados porque se utilizan tanto para la comunicación.

• Informal (planes con amigos, preguntas entre colegas…)

• Formales exigen un tono apropiado, un registro estándar y una estructura adecuada y propia de las cartas: saludo, cuerpo, despedida, firma (datos completos).

• Si el correo fuera muy formal, incluso se iniciaría como en las cartas: Sr. Director, Sr. D. Antonio López.

 PARTES 

• ENCABEZAMIENTO:

De (from): es quien remitente el mensaje

Para (To): indica la dirección del destinatario.

Asunto (suject): es el resumen que da una idea, por adelantado, de lo contrario en el correo.  Se recomienda una frase corta y lo más descriptiva posible del contenido del mensaje.

• CUERPO DEL TEXTO: Se recomienda que el saludo y la despedida sean como en una carta normal.

Se sugiere escribir el mensaje, teniendo en cuenta las reglas básicas de ortografía (tildes, mayúsculas, diéresis, puntuación, entre otras).

• DESPEDIDA: una fórmula de despedida (Atentamente, por ejemplo) antes de la firma. De no ser así, lo normal es iniciarlo con el cuerpo de texto directamente, y por supuesto también incluir la fórmula que deseemos de despedida.

• FIRMA: Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma.