El sobre tiene el propósito de ser la cubierta de los documentos, para su entrega o su envío.

 CARACTERÍSTICAS DE LA PRESENTACIÓN 

Al registrar los datos del destinatario, estos deben ser iguales a los consignados en la comunicación en forma clara y concreta.

• Se recomienda que el sobre sea de color blanco, calidad y diseño de la entidad.

• Se recomienda que el sobre tenga impreso el membrete de la organización.

• Para el diseño los sobres grandes, se recomienda tener en cuenta las zonas con la posibilidad de aumentar sus medidas horizontales y verticales.

• Se sugiere que el tamaño del sobre para envío de anexos permita guardarlos sin dobleces.

• Para distribuir mejor la información en el sobre de tamaño grande, se recomienda escribir los datos del destinatario en mayúscula inicial y una interlinea.

 CLASES DE SOBRES 

Según su uso los sobres se clasifican en:

• Sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla.

• Sobre carta con ventanilla o sin ventanilla.

• Sobre para tarjeta.

De acuerdo con su destino en:

• Local

• Nacional

• Internacional

 UTILIZACIÓN 

Proteger el documento y la información.

 PARTES 

Para su distribución el sobre se visualiza en tercios y se distribuyen así

• En el tercio izquierdo se escribe información como: confidencial, personal, contiene disquete, video cinta, CD ROM, entre otros y mayúscula sostenida.

• En el tercio central se escriben los datos del destinatario.

• El tercio derecho es para uso exclusivo de la oficina de correos.

• Los datos del destinatario se ubican centrados en el segundo tercio sin sobre pasarlo, de acuerdo con el tamaño del sobre; su distribución debe ser armónica. Se dirige en forma personalizada. Estos datos se escriben a interlineación sencilla y pueden ocupar hasta ocho renglones.

 DATOS DEL DESTINATARIO 

• Tratamiento

• Nombre

• Cargo

• Organización

• Dirección

• Correo electrónico

• Teléfono

• Destino